Ressourcenoptimierung mit Desk-Sharing

Ressourcenoptimierung mit Desk-Sharing

Kosten minimieren durch die Reduzierung von Büroflächen im hybriden Arbeitsmodell

Wie in vielen Unternehmen weltweit, arbeiteten die Mitarbeiter*innen von OPTANO während der Pandemie zeitweise ausschließlich von zuhause. Und wie in vielen anderen Unternehmen besteht nach Beendigung der Homeoffice-Pflicht bei einigen Kolleg*innen der Wunsch nach einem hybriden Arbeitsmodell. Hierbei arbeiten sie zeitweise remote, aber verbringen ein Teil ihrer Arbeitszeit auch im Büro.

Nicht nur Arbeitnehmer*innen bietet das flexible Arbeiten viele Vorteile. Auch Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten dieses Konzepts. Neben der Anstellung von Mitarbeiter*innen, für die es aufgrund großer Entfernungen nicht möglich ist, täglich ins Büro zu kommen, bieten hybride Arbeitsmodelle die Möglichkeit, Kosten für Büroräume zu sparen. Besonders mit Blick auf den bevorstehenden Winter 2022/2023, der, sowohl für Privathaushalte als auch für Unternehmen, aufgrund der aktuellen Situation dramatisch steigende Energiekosten mit sich bringen wird.

Doch wie kann hybrides Arbeiten hierbei helfen? Ganz einfach, indem „Bürobesucher“ sich die Schreibtische teilen. Das sogenannte Desk-Sharing ist das ideale Konzept für hybride Arbeit. Und als Bestandteil von New Work auch ein brandaktuelles Thema.

Die Krise als Booster für New Work

Dass die Krise rund um die Pandemie wie ein Booster für die digitale Transformation wirkt, und so zugleich den Trend New Work voran treibt, hat auch unser Partnerunternehmen Crearo am Markt wahrgenommen. Dabei handelt es sich hierbei nicht um ein Phänomen der letzten Jahre. Bereits in den 70er Jahren wurde der Begriff geschaffen. Weit gefasst beschreibt er den strukturellen Wandel unserer Arbeitswelt – geprägt durch Globalisierung und Digitalisierung. New Work umfasst die neue Einstellung zur Arbeit selbst, aber auch innovative Veränderungen in Unternehmen – und nicht zuletzt der Gestaltung des Arbeitsplatzes.

Genau hier setzt Crearo an: Die Beratungsgesellschaft unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung von grundlegenden Veränderungsprojekten – auch in Hinblick auf New Work. Crearo schafft neue Strukturen, die Voraussetzung sind, damit neue Bürokonzepte ,wie das Desk-Sharing, funktionieren. Hierzu zählen unter anderem die Erstellung von Büro-Layouts und die Entwicklung zukünftiger Kollaborations-Konzepte. Wie OPTANO mithilfe mathematischer Optimierung hierzu beiträgt, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Was bringt mathematische Optimierung?

Desk-Sharing als ein Bürokonzept der Zukunft

Im Zusammenhang mit New Work-Konzepten wird gerne das Desk-Sharing genannt, denn es bringt – sowohl für Arbeitnehmer*innen als auch für Unternehmen – vielerlei Vorteile mit sich.

Neben Argumenten wie mehr Flexibilität und eine verbesserte Kommunikation, zählen auch Faktoren wie die Steigerung von Kreativität und Mitarbeiterzufriedenheit. Hierbei finden ungenutzte Flächen neue Funktionen als Kreativ- oder Meetingräume.

 

Schon gewusst?

Statt Desk-Sharing wird auch der Begriff „Hot- Desking“ verwendet, inspiriert vom „Hot-Bunking“ aus der Seefahrt. Erfunden wurde dies um 1980 von Matrosen. Aus Platzgründen teilten sich beim „Hot-Bunking“ mehrere Matrosen bei Wechselschichten die gleiche Koje. Während der eine arbeitete, schlief der andere – und umgekehrt.

Zusammen bilden diese Aspekte eine ideale Basis für eine moderne Unternehmenskultur und sind somit gute Argumente für das Desk-Sharing Konzept, das auch unter den Bezeichnungen „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ bekannt ist.

Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch hauptsächlich für das Konzept, um von den finanziellen Vorteilen zu profitieren. Denn bei dieser Organisationsform sollen Arbeitsplätze optimal besetzt und ungenutzte Flächen besser eingesetzt werden.

Kostenminimierung für ungenutzte Arbeitsflächen​

Wenn Unternehmen sich nicht im Klaren darüber sind, wie viel Arbeitsfläche wirklich benötigt wird, besteht das Risiko, dass unnötige Kosten für ungenutzte Räumlichkeiten entstehen. Zum Thema Ressourcenoptimierung mithilfe des Desk-Sharing-Konzepts gibt es Berichte, die von einer Kosteneinsparung von bis zu 30% erzählen. Hierbei sind folgende unterschiedliche Kostenaspekte zu berücksichtigen:

Neubau- und Mietkosten

Bei Neubauten oder Anmietung von Bürogebäuden können deutlich weniger Büroflächen kalkuliert werden, wenn auf Desk-Sharing im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells gesetzt wird. Auch für bestehende Bürostandorte ergeben sich hier Potenziale. Bei stetigem Zuwachs von Mitarbeiter*innen können die Büroflächen auf Dauer zu klein werden – wenn allen ein eigener Schreibtisch zugeteilt wird. Die Einführung des Desk-Sharing-Konzepts verhindert hier, dass der Wachstum wegen Platzproblemen ausgebremst wird.

Büroausstattungskosten

Weniger Arbeitsplätze bedeuten gleichzeitig weniger Büroausstattung. Die Investition in vollständig ausgestattete Büroplätze ist bei Desk-Sharing natürlich entsprechend der minimierten Anzahl von Schreibtischen geringer. Zudem können Flächen, die kaum ausgelastet werden, auch anderweitig – zum Beispiel als Kreativ- und Besprechungsräume – genutzt werden.

Energiekosten und Nachhaltigkeit

In diesem Winter wird vor allem der Aspekt der Energiekosten in den Vordergrund rücken. Bei den aktuellen Entwicklungen auf den Gas- und Strommärkten, hat jeder beheizte Quadratmeter und jede brennende Schreibtischlampe Auswirkungen auf die Energiekostenabrechnung.

Neben den ökonomischen Aspekten, hat Desk-Sharing auch Einfluss auf die Ökologie. Mit einem geringeren Verbrauch von Gas und ggf. auch Strom, geht gleichzeitig eine Reduzierung des CO2-Ausstoßes einher.

Wie viel ist genau richtig? Die Desk-Sharing Quote

Wenn von einem 50-köpfigen Team im Schnitt nur die Hälfte im Büro physisch anwesend ist, müssen dann auch 50 Schreibtische zur Verfügung stehen? Die Antwort auf diese Frage lautet natürlich klar „Nein“. Doch wie viele Arbeitsplätze müssen für ein Team vorhanden sein, damit das Desk-Sharing-Konzept funktioniert?

Durch die remoten Arbeitsmodelle, die sich in den letzten Jahren verstärkt entwickelt haben, ist es für Unternehmen weitaus komplexer geworden, Arbeitsplätze im Büro zu koordinieren. Vorauszuplanen, wie viele Mitarbeiter*innen im Büro sein werden ist schwierig.

Für die Desk-Sharing Quote gibt es keinen klassischen Richtwert. Jedes Unternehmen ist anders: In einigen Büros arbeiten viele Mitarbeiter*innen im Homeoffice, in anderen ist die Akzeptanz für Remote-Work weniger groß.

Zudem ist einer der größten Fehler beim Desk-Sharing, für jeden Tag den gleichen Durchschnittswert für die Büroanwesenheit anzusetzen. Montage und Freitage sind Tage an denen viele Arbeitnehmer*innen lieber von zuhause aus arbeiten. Und auch saisonale Schwankungen gibt es hinsichtlich Büroanwesenheit zu verzeichnen. Ein heißer Sommer wird vielleicht lieber in gekühlten Räumen verbracht wird, statt im Homeoffice in der Dachgeschosswohnung.

Desk-Sharing Quote und Belegungspläne

Qualifizierte Daten sind zur Ermittlung der Desk-Sharing Quote die wichtigste Grundlage. Unser Partnerunternehmen Crearo erhebt hierzu Werte, indem Mitarbeiter*innen ihre präferierten Anwesenheitszeiten angeben. (Wetter-)Szenarien – wie oben beschrieben – könnten genauso in den Daten abgebildet werden. Hierfür wäre ebenfalls eine Befragung der Desk-Sharing „Neulinge“ hinsichtlich ihres Verhaltens, in entsprechend beschriebenen Szenarien, möglich.

Die Datenerhebungen von Crearo beziehen sich auch auf die Durchführung von Meetings. Hierbei kann es unterschiedliche Ergebnisse geben – abhängig davon, ob es sich um rein informative oder interaktive Veranstaltungen handelt. Letztgenannte werden erfahrungsgemäß lieber vor Ort durchgeführt statt remote.

Es gibt weitere Vorgaben, die bei der Planung von Büroanwesenheiten zu berücksichtigen sind. So kann es zum Beispiel sein, dass für Projekte die Zusammenarbeit bestimmter Mitarbeiter*innen nötig ist. Damit auch die weiteren Vorteile von Desk-Sharing optimal genutzt werden, wie zum Beispiel die Optimierung der Kommunikation und der Kreativität, sollten die Teams im besten Fall zu den gleichen Zeiten im Büro anwesend sein.

Diese Daten zusammen bilden die Grundlage für die Ermittlung der individuellen Desk-Sharing Quote und die damit verbundenen Bürobelegungspläne.

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OPTANO unterstützt bei der Ermittlung von Quoten und Plänen

Als Planungssoftware lässt sich OPTANO individuell an jede Planungsherausforderung anpassen. Zur Ermittlung der Desk-Sharing Quote und zur Erstellung optimaler Belegungspläne nutzt OPTANO die vorhandenen Daten und analysiert diese mithilfe fortschrittlicher Verfahren wie Predictive und Prescriptive Analytics in kürzester Zeit. Bei der Erstellung des mathematischen Modells kommen hochentwickelte und komplexe Algorithmen sowie leistungsfähige Solver zum Einsatz.

Mithilfe von OPTANO basiert die Desk-Sharing Quote nicht nur rein auf Erfahrungs- oder Durchschnittswerten, sondern sie ist wissenschaftlich fundiert begründet. Ebenso werden robuste Belegungspläne, in denen alle Restriktionen Berücksichtigung finden, schnell und einfach erstellt.

OPTANO ermöglicht so eine mathematisch optimierte Ressourcen- und Kapazitätsplanung, mit dem Ergebnis der Kostenminimierung für Büroflächen.

Die besonderen Herausforderungen von Kapazitätsbelegungsplänen

Interview mit Dr. Dominik Hollmann, Analytics Lead Consultant bei OPTANO

Was sind die Herausforderungen, die bei der Erstellung von Kapazitätsbelegungsplänen, wie beim Desk-Sharing Konzept, zu berücksichtigen sind?

Dr. Dominik Hollmann: Wie bei allen Optimierungsprojekten müssen die sogenannten Constraints berücksichtigt werden. Hierbei wird unterschieden zwischen harten und soften Anforderungen. Während z. B. in der Produktion ganz klar harte Constraints überwiegen, gibt es bei der Planung von Büroplatzbelegung ggf. viele Wünsche von Mitarbeiter*innen, die als soft bewertet werden.

Welche harten und soften Constraints kann es speziell beim Desk-Sharing geben?

Dr. Dominik Hollmann: Wünsche bzw. Präferenzen hinsichtlich der Büroanwesenheitszeiten sind überwiegend softe Constraints. So sind Montage und Freitage generell als Bürotage unbeliebter. Einige Arbeitnehmer*innen möchten nicht an aufeinanderfolgenden Tagen ins Büro fahren. Bei Mitarbeiter*innen in Teilzeit ist es abhängig vom Arbeitsvertrag, ob es sich um softe oder harte Vorgaben handelt. Harte Vorgaben müssen auf jeden Fall in die Planung mit einfließen. Beim Desk-Sharing kann dies beispielsweise die Ausstattung einzelner Büros (Zeichentische, spezielle Monitore etc.), aber auch die Berücksichtigung von Teambesprechungen an festgelegten Tagen bedeuten.

Wie kann eine Software bzw. ein Algorithmus mit soften Constraints arbeiten?

Dr. Dominik Hollmann: In diesem Fall erfolgt zusammen mit unseren Kunden eine Quantifizierung der Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen. Wie wichtig ist die Erfüllung der Wünsche gemessen an den Kosteneinsparungen? Wie wirken sich Nicht- oder Teilerfüllungen aus? Es wird also die Zufriedenheit gegenüber den Kosten abgewogen.
In vielen Teilen ist dieser Prozess iterativ, da nicht von vornherein alle Daten vorliegen werden. Dies ist für unsere Software aber überhaupt kein Problem, denn neu zu berücksichtigende Constraints werden einfach hinzugefügt und per Knopfdruck erfolgt die Neuberechnung.

Bei der Bürobelegung handelt es sich ja um eine operative Planung, wohingegen die Ermittlung der Desk-Sharing Quote strategisch angelegt ist. Wie kann OPTANO hier helfen?

Dr. Dominik Hollmann: Hier ist der Szenario-Manager ein sehr hilfreiches Instrument. Verschiedenste Szenarien können hier betrachtet werden: Welche Auswirkungen haben Erweiterungen der Büroflächen der verschiedensten Formen? Hierbei können Neuanmietungen, Neubauten oder auch unterschiedliche Büromodelle gegeneinander gestellt und ausgewertet werden. OPTANO bietet immer die beste Lösung – unter Berücksichtigung aller Constraints.

OPTANO hat Erfahrung

Im Rahmen eines Projekts für die Lufthansa Flight Training (LFT) GmbH hat OPTANO sich bereits in der Vergangenheit mit dem Thema Kapazitätsvergabe beschäftigt. Lesen Sie hierzu unsere Success Story Ertragsoptimale Flugsimulatorplanung bei der Lufthansa.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie OPTANO und speziell mathematische Optimierung Ihnen bei der Minimierung von Kosten helfen kann, laden Sie einfach unser Factsheet „Was bringt mathematische Optimierung“ herunter. Wenn Sie weitere Fragen haben, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf. Unsere Ansprechpartner stehen Ihnen gerne für alle Fragen zum Thema Kapazitäts- und Ressourcenplanung zur Verfügung. Oder Sie schreiben uns eine E-Mail und wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

Ist Desk-Sharing sinnvoll für Ihr Unternehmen?

Mit Hinblick auf die Kosten, die vor allem in diesem Winter durch die Energiepreise dramatisch steigen, lohnt sich Desk-Sharing in jedem Fall. Doch grundsätzlich muss natürlich auch die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter*innen vorhanden sein. Deshalb ist eine hohe Transparenz bei diesem Thema extrem wichtig.

Und mit ein paar Regeln kann Desk-Sharing dann auch in Ihrem Unternehmen reibungslos laufen:

  • So sollte die Ausstattung der Arbeitsplätze identisch sein, um die Schaffung „unbeliebter“ Arbeitsplätze zu vermeiden.
  • Stauraum für das Hab und Gut der Mitarbeiter*innen, sollte auf jeden Fall vorhanden sein. So können private Gegenstände, die sonst ihren Platz auf dem Schreibtisch oder in dessen Schubladen gefunden haben, zum Beispiel in Rollcontainern oder Spinden untergebracht werden.
  • Und da jeder einen aufgeräumten und sauberen Arbeitsplatz vorfinden möchte, ist eine Clean-Desk-Policy absolut notwendig.

Kennen Sie schon unser Factsheet zum Thema?

In unserem Factsheet Was bringt mathematische Optimierung? finden Sie Details zu den 5 obengenannten Fragen und können so Ihre persönlichen Anliegen und Probleme noch besser einordnen.

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Alexandra Navarra
Alexandra Navarra

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Dr. Sven Flake
Analytics Senior Consultant