Entscheidungsunterstützung für Kulturbetriebe

Das Projektteam

Das Projekt TheaterLytics wurde als gemeinsames Projekt der Universität Paderborn, dem Theater Paderborn – Westfälische Kammerspiele GmbH und der OPTANO GmbH durchgeführt.

Die Universität Paderborn war mit Wissenschaftler*innen aus den Bereichen Wirtschaftsinformatik insb. Digitale Märkte und Dienstleistungsmanagement vertreten, die im SICP – Software Innovation Campus interdisziplinär forschen.

Das Theater Paderborn hat als professionelles Schauspielhaus die inhaltliche Grundlage für das Projekt geliefert. Mit 15 Neuproduktionen im Hauptprogramm auf insgesamt drei Bühnen begeistert das Theater mit seinem abwechslungsreichen Spielplan rund 65.000 Zuschauer*innen pro Spielzeit.

Die OPTANO GmbH nutzt Expertenwissen auf dem Gebiet des Operations Research und tiefe Kenntnisse über die Entwicklung und Einführung von IT-Lösungen, um aktuelle Forschungsergebnisse in nutzbare Anwendersoftware zu überführen.

Erreichung der
Kennzahlen

Bessere Erreichung der Ziele bei
Auslastung, Besucher*innen und Umsatz

Geringerer Planungsaufwand
in allen Planungsphasen

Geringerer
Aufwand

Bessere
Ergebnisse

Verbesserung der Ressourcenauslastung
und weniger Überlastung

Auch die Ziele von Kultureinrichtungen lassen sich modellieren und mathematisch optimieren.

Die Herausforderung

In öffentlich geförderten Kultureinrichtungen, – zu denen auch das Theater Paderborn zählt – müssen Entscheidungen immer aus mehreren Perspektiven betrachtet werden. Zum einen müssen kaufmännische Ziele beachtet und erreicht werden. Zu diesen Entscheidungen gehören beispielsweise die Terminierung von Premieren oder die Preisgestaltung. Zum anderen gibt es künstlerische Entscheidungen, die diesen Zielen möglicherweise entgegenstehen. Hier können als Beispiele die Stückwahl und die Besetzung der Rollen genannt werden. Darüber hinaus muss das Theater seinem kulturpolitischen Auftrag gerecht werden und darf aktuelle gesellschaftspolitische Betrachtungen nicht außer Acht lassen.

Bisher wurden all diese Entscheidungen im Theater Paderborn, wie auch in vielen anderen Kulturbetrieben, auf der Basis von Erfahrung und Fachwissen aus dem Bauch heraus getroffen. Das heißt, dass das vielfältige Erfahrungswissen nicht systematisch aufbereitet wurde. Diesen Umstand zu ändern war ein wichtiges Ziel des Projektes. Das Expertenwissen sollte formalisiert und in einem Entscheidungsunterstützungssystem zur Verfügung gestellt werden.

Darüber hinaus sollten die Ergebnisse für andere Kulturschaffende aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden.

Wie lässt sich Erfahrungswissen in Kultureinrichtungen systematisch aufbereiten und nutzen?
Die Lösung: ein Entscheidungsunterstützungssystem und ein Methodenbaukasten

Die Lösung

Die Ergebnisse des Projektes sind zum einen ein Entscheidungsunterstützungssystem und zum anderen ein Methodenbaukasten, der die erworbenen Erkenntnisse ebenso für andere Kulturbetriebe zugänglich macht.

Das Entscheidungsunterstützungssystem leistet systematische Datenaufbereitung und Hilfestellung zur Stückauswahl, zur Premierenplanung, zur Freiverkaufsplanung und zum Controlling.

Das Entscheidungsunterstützungssystem ermöglicht die systematische Erfassung und Abfrage aller gelesenen Stücke (und ihrer Bewertung), die für eine Spielzeit in Frage kommen könnten. Je länger dieser Datenpool wächst, umso mehr wird er an Bedeutung für die Arbeit der Dramaturg*innen gewinnen. Zusätzlich zu den eigenen Einschätzungen können Daten von anderen Theatern abgerufen werden, um die Suche nach potenziellen Stücken zu vereinfachen.

Die manuelle Planung der Premierentermine ist eine sehr zeitraubende und fehleranfällige Aufgabe. Die Termine sind von vielen Bedingungen abhängig: Verfügbarkeit der benötigten (externen und festangestellten) Schauspieler*innen, der Probenphasen ohne zeitliche Überlastung und der Verfügbarkeit einer passenden Spielstätte. Diese Anforderungen so zu formalisieren, dass eine mathematische Optimierung darauf ausgeführt werden kann, war ein wichtiger Schritt des Projekts, da viele der Anforderungen für uns Menschen offensichtlich sind, für den Algorithmus jedoch exakt formuliert werden müssen.

Das Theater Paderborn nutzt ein Abonnement-System für seinen Kartenverkauf, das für bestimmte Stücke Abovorstellungen vorsieht und bei denen eine geringere Anzahl Tickets in den freien Verkauf geht. Zusätzlich können für ein Stück Freiverkaufsvorstellungen gespielt werden, deren Anzahl und genaue Terminierung festgelegt werden muss.
Das Entscheidungsunterstützungssystem verfügt über eine übersichtliche Aufbereitung der quantitativen und qualitativen Bewertung historischer Daten von bereits gespielten Stücken. Durch die zusätzliche Möglichkeit, zwei ähnliche Stücke zu vergleichen wird der Entscheidungsprozess zur Freiverkaufsplanung mit Daten unterfüttert und so vereinfacht.

Für das Controlling wurden geeignete Kennzahlen zur Bewertung ausgewählt und zu einer strukturierten Übersicht zusammengefügt. An dieser Stelle können nun die Kennzahlen ausgewertet und passende Maßnahmen eingeleitet werden. Der Erfolg dieser Maßnahmen kann schließlich wieder im Entscheidungsunterstützungssystem kontrolliert werden.

Der Erfolg

Im Projekt wurde ein IT-Werkzeug zur Unterstützung von kaufmännischen und künstlerischen Theaterentscheidungen entwickelt, welches in dieser Spielzeit bereits zum ersten Mal produktiv eingesetzt wird. Durch die datenbasierten Analysen konnten wertvolle Erkenntnisse zum Besuchsverhalten und zur Angebotsgestaltung gewonnen werden. Aus diesen Erkenntnissen nun die richtigen Rückschlüsse zu ziehen und die entsprechenden Entscheidungen zu treffen ist ein Lernprozess, der momentan stattfindet.

Auch andere Kultureinrichtungen profitieren in Zukunft von den Ergebnissen. So wurden die Projektergebnisse systematisch in einem Handlungsleitfaden zusammengefasst und als Transferangebot für Interessierte auf der Projektseite veröffentlicht.

Im produktiven Einsatz zeigen sich bereits deutliche Erkenntnisse.
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