Wissensmanagement – ein wichtiger Bestandteil der OPTANO Unternehmenskultur

„Wissen ist etwas einzigartiges – man bekommt es zurück, in dem man es verschenkt,“ – Ivan Sutherland

Beim Wissensmanagement geht es um das Erfassen, Teilen und Verwalten von Wissen, das von einzelnen Mitarbeitern oder Projektteams erworben wurde. Dies führt zu einer Steigerung des Gesamtwissens der Belegschaft und sorgt für eine kontinuierliche Verbesserung innerhalb eines Unternehmens, um so die Produktivität und Effizienz zu steigern. Zudem wird die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie Anfang 2020 führte dazu, dass eine große Mehrheit von Mitarbeitern von zu Hause aus arbeitet. Daher ist es wichtiger denn je, dass Wissen weiterhin zwischen Projektteams und Mitarbeitern auf allen Ebenen geteilt wird.

Wissensmanagement war schon immer fest in der OPTANO Unternehmenskultur verankert. Unsere Mitarbeiter werden ermutigt, ihre Meinung offen zu äußern und ihre Ideen und Erkenntnisse miteinander zu teilen. Drei Methoden des Wissenmanagements werden bei OPTANO eingesetzt, um sicherzustellen, dass Wissen effektiv zwischen der Mitarbeiter geteilt wird.

1. OPTANO Wiki

Dies ist eine wertvolle – und beliebte – Informationsquelle, die alle Mitarbeiter zu schätzen gelernt haben, wann immer sie Informationen benötigen. Von der Verwendung eines bestimmten Programms bis hin zu der Frage, an wen man sich wenden kann, wenn der Kaffee ausgegangen ist, ist Wiki normalerweise die erste Anlaufstelle. Besonders nützlich ist es für neue Mitarbeiter, die eine Frage haben und diejenigen, die normalerweise helfen könnten, gerade nicht verfügbar sind. Die Eingabe eines Stichwortes in der Suchfunktion reicht – und sie finden entsprechende Einträge. Das Besondere an Wiki ist, dass die Informationen von den Kollegen selbst stammen. Sie haben sich entschieden, ihr Wissen und ihre Erfahrungen zu dokumentieren, damit andere davon lernen und profitieren können. Es ist ein wahres Geben und Nehmen. Alle Teammitglieder können ihre eigenen Einträge zu jedem Thema erstellen, das sie für „gut zu wissen“ erachten – und jeder Beitrag ist willkommen. Außerdem können die Einträge von jedem aktualisiert und ergänzt werden – nicht nur vom ursprünglichen Verfasser. Wiki ist für das gesamte Team zugänglich und wird von diesem aktiv genutzt.

2. Teambesprechungen

Alle Mitarbeiter werden eingeladen, an den monatlichen Teambesprechungen teilzunehmen. Hier haben das Management und jede Abteilung – von der Entwicklung  bis zur Personalabteilung – die Möglichkeit, den Rest des Teams über ihre Arbeit zu informieren und über relevante Änderungen in Arbeitsabläufen oder Projekten zu berichten. Wichtige Ankündigungen werden hier gemacht, neue Kollegen werden offiziell begrüßt. Gelegentlich wird am Ende ein kurzes – oder manchmal auch längeres – „Brownbag“ von jemandem präsentiert. Brownbags sind kurze Präsentationen über neue Releases, Tools oder Features, Lösungen, die gefunden wurden, um bestimmte Prozesse zu erleichtern etc..
Die monatlichen Teambesprechungen sind seit jeher ein wichtiger Teil der OPTANO Kultur und werden von Mitarbeitern und vom Management gleichermaßen geschätzt. Aktuell umso mehr, da durch das Arbeiten im Homeoffice Treffen auf dem Flur und an der Kaffeemaschine sowie gemeinsame Mittagspausen entfallen.

3. Kaizen

Während die monatlichen Teambesprechungen für alle Mitarbeiter sind, ermöglichen Kaizen-Workshops den internen Wissensaustausch innerhalb bestimmter Expertenteams. Sie haben jedoch ein gemeinsames Ziel: die kontinuierliche Verbesserung von Arbeitsabläufen und Entwicklungsprozessen. Es werden Brownbag-Sitzungen zu speziellen Projekten abgehalten, Arbeitsabläufe und Prozesse kritisch analysiert und Verbesserungsvorschläge gemacht, neue Ideen diskutiert und so weiter. Die Kaizen-Workshops finden monatlich statt und sind mittlerweile eine feste Einrichtung bei OPTANO geworden.

OPTANOs erster Kaizen-Workshop – das Developer-Kaizen, wurde im August 2017 ins Leben gerufen. Hier tauschen Software-Entwickler Informationen und Ideen aus, um Software-Entwicklungsprozesse zu verbessern. Best-Practice-Tipps oder „Lessons Learned“ werden jeden Monat von einem anderen Mitglied zu Kernthemen wie UX, Software-Sicherheit und Code-Qualität vorgestellt.

Das Wort Kaizen stammt von dem Japanischen „kai“,(Veränderung) und „zen“ (gut). Sprich: Veränderung ist etwas gutes.

Bald darauf wurde der BA (Business Analyst) Kaizen gegründet. Dieser ist kleiner als der Entwickler-Kaizen, aber dennoch genauso effektiv. Seine Mitglieder tauschen Wissen und Informationen aus, die für die Business Analysten und Projektmanager relevant sind, zum Beispiel Akquisitionen oder wie man eine gute User Story schreibt.

Das dritte Kaizen, das Analytics-Kaizen, steckt noch in den Kinderschuhen und ist offen für OR- und Optimierungsexperten, die von den Erfahrungen ihrer Kollegen in ihren jeweiligen Projekten enorm profitieren können. Die erste Probesitzung wurde als Erfolg gewertet, mit produktiven Diskussionen und interessanten Brownbags.

Fazit

Wenn die Kommunikation zwischen verschiedenen Projektteams oder Führungsebenen scheitert, kann dies schwerwiegende Folgen für ein Unternehmen haben. Nicht nur in finanzieller Hinsicht; es kann auch negative Auswirkungen auf die Unternehmensmoral haben. Eine produktive Interaktion unter Kollegen führt zu einer besseren Zusammenarbeit und zu mehr Vertrauen zwischen den Teams. Eine solche Interaktion, bei der das Wissen nicht nur auf einige wenige Privilegierte beschränkt ist, sondern allen zur Verfügung steht, ist ein natürlicher Bestandteil der Arbeit bei OPTANO.

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