Hybrides Arbeiten als Lösung für die neue Arbeitswelt?
Bereits in unserem Blogbeitrag Ressourcenoptimierung mit Desk-Sharing haben wir hybride Arbeitsmodelle im Rahmen von New Work thematisiert. Dass dieser Wandel unserer Arbeitswelt nicht nur ein Modetrend ist, sondern eine langfristig angelegter Transformationsprozess, hat auch Klaus Konrad, Geschäftsführer der CREARO consulting AG, erkannt. In einem Interview erzählt er uns, wer wie von der hybriden Arbeitsweise profitieren kann, und wie es gelingt, die Veränderungen effizient umzusetzen.
Wie nehmen Sie als Beratungsgesellschaft die aktuelle Situation in den Unternehmen, speziell mit Hinblick auf die Ereignisse der letzten Zeit, wahr?
Der Weg zu Arbeit „von unterwegs“ wurde von einigen Unternehmen schon vor Corona eingeschlagen. Grundsätzlich wird das Thema durch Cloud Lösungen befeuert. Wir selbst haben vor knapp vier Jahren auf eine IT-Struktur umgestellt, die es uns ermöglicht von überall auf Daten zuzugreifen und dort tätig zu sein, wo es für das Projekt und den Kunden am sinnvollsten ist.
Corona hat uns sicher geholfen zu lernen, dass wesentliche Arbeitsergebnisse auch erzielt werden können, wenn man nicht physisch im Büro anwesend ist. Da gibt es aber kein Schwarz oder Weiß. Die Wahrheit liegt in der Mitte. Das muss jedes Unternehmen, der Bereich individuell für sich entscheiden.
In der Gesellschaft findet derzeit, gerade in der Generation Z, ein Wandel statt. Life überwiegt Work. Um dies zu realisieren, nehmen Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle dabei eine wichtige Rolle ein. Die jüngere Generation meldet Ansprüche an, die sie so lange durchsetzen kann wie die Nachfrage größer ist als das Angebot. Es stehen große gesellschaftliche weltpolitische Umbrüche an, 2023 wird entscheidend sein, ob wir unseren Standort und den Lebensstandard erhalten können.
Die Energiekrise wird das Thema weiter forcieren. Wenn ich persönlich in den beruflichen Rückspiegel blicke, sehe ich viele gefahrene und geflogen Kilometer, die heute nicht mehr notwendig sind. Die Umwelt gewinnt und das ist auch gut so.
New Work ist ein langfristig angelegter Transformationsprozess
Sind diese zu beobachtenden Entwicklungen Ihrer Meinung nach nur vorübergehend – als Reaktion auf die aktuellen Krisen – zu betrachten? Oder setzt sich das Thema New Work durch, und beeinflusst es die Zukunft unserer Arbeitswelt?
New Work ist ein Trend und entgegen einer Modeerscheinung aus heutiger Sicht ein langfristig angelegter Veränderungsprozess. Wichtig dafür ist aber eine robuste und resiliente Infrastruktur. Das müssen wir dabei beachten. Ohne Strom, ohne WLAN und Internet funktioniert es nicht.
Was sind die wichtigsten Fragen bzw. Problemstellungen, mit denen Unternehmen aktuell auf Sie zukommen? Und wann ist es sinnvoll, eine Beratungsgesellschaft hinzuzuziehen?
Unternehmen, die erkannt haben, dass es sich um einen internen, bedeutenden Transformationsprozess handelt, der weitsichtig geplant und gesteuert werden muss, holen uns zur Projektplanung und -steuerung. Für die Mitarbeiter*innen im Unternehmen verändert sich vieles. Man muss die Menschen abholen, wo sie stehen, auf den Weg vorbereiten und sie begleiten.
Eine große Herausforderung liegt in der richtigen Kommunikation. Oft wird schon eine Barriere errichtet, indem Vorgesetzte von einem Abbau von Arbeitsplätzen sprechen, gemeint ist aber die Eliminierung kaum bzw. nicht genutzter Schreibtische, anstatt zu berichten welche Vorteile eine flexible und moderne Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter*innen bringt. Der Kommunikationsplan ist dabei eine wichtige Teilaufgabe in dem Gesamtprojekt.
Den Mitarbeitern*innen, insbesondere der mittleren Führungsschicht, muss die Angst vor der Veränderung genommen werden. Die Führungsrolle verändert sich vom Vorgesetzten der Anweisungen gibt hin zum Coach. Dieser Führungswandel ist die größte Herausforderung bei der Aufgabe.
Desk Sharing ist nur eine Vorstufe von New Work. Die Art und Weise der Kollaboration und die hierfür notwendigen Geschäftsprozesse sind andere als in der alten Arbeitswelt. Es ist unsere Aufgabe mitzuwirken Unternehmenswelten neu zu gestalten und stabile und digitalisierte Geschäftsprozesse zu implementieren. Der Mensch darf dabei nicht außer Acht gelassen werden.
Transparenz und Offenheit als Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung
Was waren für Sie als beratendes Unternehmen in diesem Projekt die größten Herausforderungen? Und wie sind Sie diesen begegnet?
Es gibt grundsätzlich zwei Bereiche, für die es Überzeugungsarbeit zu leisten gilt. Das Management muss bei einem solchen Veränderungsprozess akzeptieren, dass man erst investieren muss, um einen Return zu erzielen. Es müssen Workshops und Meetings der Mitarbeiter*innen durchgeführt, ein Leuchtturmprojekt initiiert und der Kommunikationskanal etabliert werden. Dabei gilt es den Mitarbeitern*innen gegenüber mit maximaler Transparenz und Offenheit zu begegnen. Die Mitarbeiter*innen müssen wissen was auf sie zukommt und spüren, dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.
Um die Mitarbeiter*innen zu überzeugen und an der Sache zu begeistern sind Zahlen, Daten und Fakten notwendig. Wir empfehlen belastbare Aufzeichnungen. Das kann die Anwesenheit von Köpfen im Werk sein, die man über ein Drehkreuz erfassen kann, oder das anonyme Erfassen von Log In Daten, also wie viele Personen haben sich pro Tag im System von außen eingeloggt, wie viele an einem Arbeitsplatz. Natürlich gibt es auch dem Management die Sicherheit keine Fehlentscheidung zu treffen.
Wie können Unternehmen und Mitarbeiter*innen von Arbeitsmodellen wie dem Desk-Sharing profitieren?
Der Prozess bedarf der Steuerung durch die Führungskräfte. In Unternehmen, die stark Projektumsetzungsorientiert aufgestellt sind bedeutet dies die Chance phasenbezogene Zusammenarbeit in einem Raum zu realisieren. Die Kollaboration führt nachweislich dazu Projekte effizienter umzusetzen und Spaß und Freude an der Arbeit zu steigern.
Die Mitarbeiter*innen entscheiden mit, wann sie ihren Beitrag am besten vor Ort oder den besten Wirkungsgrad in einer ruhigeren Umgebung im Home-Office erbringen. Für die, denen es zu Hause nicht möglich ist zu arbeiten bietet sich immer eine Lösung vor Ort.
Nicht zu unterschätzen ist der Gewinn an frei werdender Bürofläche. Diese kann für wertschöpfende Aktivitäten umgenutzt werden, oder schlichtweg die Mietfläche reduziert werden.
Das Projekt wurde von Ihnen von November 2021 bis Juli 2022 durchchgeführt. Mit der Brisanz der Energiekrise ergeben sich ja inzwischen auch ganz andere Vorteile, wenn wir über Kosten nachdenken…
Natürlich vermeiden Unternehmen Kosten. Die notwendige Bürofläche wird geringer, Miet-, Strom- und Heizkosten sinken. Oder es kann Wertschöpfung ins Haus geholt werden. Wir kennen Unternehmen, die in den frei gewordenen Räumen Prototypen herstellen oder technischen Verfahren testen. Darüber hinaus kann aber auch über die Vorteile für die Mitarbeiter*innen eine positive finanzielle Bilanz gezogen werden. Fahrtkosten sinken und die gewonnene Zeit durch wegfallenden Pendelverkehr kann produktiv für die eigenen vier Wände investiert werden. Oder auch in die eigene Freizeit.
Wie Mathematik bei der Erstellung optimaler Desk-Sharing Pläne helfen kann
Wie hilft die mathematische Optimierung bei der Umsetzung von Arbeitsmodellen wie dem Desk-Sharing?
Mithilfe der mathematischen Optimierung, wie sie eine Planungssoftware wie OPTANO verwendet, können sowohl die individuelle Desk-Sharing Quote als auch optimale Belegungspläne ermittelt werden. Voraussetzung hierfür sind qualifizierte Daten.
Für die Datenerhebung haben wir die Mitarbeiter*innen nach ihren Wünschen und Präferenzen bezüglich der Anwesenheitszeiten befragt. Weitere Vorgaben, wie die gemeinsame Büropräsenz eines Teams oder die spezielle Ausstattung von Arbeitsplätzen (z. B. Spezial-Monitore oder Schreibtische) fließen in die Datengrundlage mit ein.
Hierbei werden harte und softe Constrains unterschieden. Damit eine Software wie OPTANO mit soften Constrains wie den Anwesenheitspräferenzen arbeiten kann, erfolgt zusammen mit dem Kunden eine Quantifizierung der Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen. Die Zufriedenheit wird gegenüber den Kosten abgewogen.
Zur Ermittlung der Desk-Sharing Quote und zur Erstellung optimaler Belegungspläne nutzt OPTANO die von uns erstellten Daten und analysiert diese mithilfe fortschrittlicher mathematischer Verfahren wie Predictive und Prescriptive Analytics in kürzester Zeit. Bei der Erstellung des mathematischen Modells kommen hochentwickelte und komplexe Algorithmen sowie leistungsfähige Solver zum Einsatz.
Mithilfe von OPTANO basiert die Desk-Sharing Quote also nicht nur rein auf Erfahrungs- oder Durchschnittswerten, sondern sie ist wissenschaftlich fundiert begründet. Ebenso werden robuste Belegungspläne, in denen alle Restriktionen Berücksichtigung finden, schnell und einfach erstellt.
Unterstützung von Experten für einen gelenkten Transformationsprozess
Vor welchen Herausforderungen sehen sich Unternehmen, für die Desk-Sharing eine ideale Lösung ist?
Nicht jedes Unternehmen bzw. nicht jeder Funktionsteil einer Unternehmung ist für Desk Sharing prädestiniert. Am geeignetsten sind Bereiche, bei denen der Anteil an Büroarbeitsplätzen überwiegt und die notwendige Kommunikation durch technische Ausstattung sichergestellt ist. Die Besetzung einer Produktionslinie, bei der das Mensch-Maschine Verhältnis relevant ist, kann man natürlich nicht in ein Desk Sharing Konzept einbinden.
Für manche Unternehmen, die am Standort räumlich limitiert sind, bietet Desk Sharing die Möglichkeit Wachstum zu realisieren, ohne zusätzlichen Bürofläche generieren zu müssen. Gerade in Zeiten allgemein steigender Kosten ist es sinnvoll den fixen Anteil durch Wachstum auf geringem Level zu halten.
Das Management ist gefordert zu bewerten, wo und in welchem Umfang Remote-Arbeit sinnvoll und leistbar ist. Es ist aber auch Aufgabe des Managements die Mitarbeiter*innen vom Tun zu überzeugen. Uns als Dienstleister ist es wichtig die Mitarbeiter unserer Kunden zu Beteiligten und nicht zu Betroffenen zu machen.
Alle Unternehmen, die bereit sind einen gelenkten Transformationsprozess einzuleiten und ihre Mitarbeiter als treibenden Kräfte in das Projekt einzubinden bereit sind bieten wir gerne unsere Unterstützung an.
Herzlichen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch mit OPTANO genommen haben.
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