Das Mise en place für die Einführung einer Produktionsplanungssoftware
Mise en place
Wer schon einmal für eine größere Gruppe gekocht hat, der weiß, wie stressig das werden kann… Irgendetwas dauert immer länger als gedacht und die hungrigen Gäste warten schon im Nebenzimmer. Und wenn dann nicht alle benötigten Zutaten und Geräte vorhanden und griffbereit sind, kann ein schönes Abendessen mit Freunden auch schnell in einer mittelschweren Katastrophe enden.
Professionelle Köche schwören deshalb nicht ohne Grund auf ihr Mise en place – die Vorbereitung und Anordnung aller benötigten Zutaten und Werkzeuge, die für die Zubereitung der Gerichte benötigt wird. Dieser Schritt gilt als ebenso wichtig wie die eigentliche Zubereitung und ihm sollte entsprechend viel Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Bei einem großen Projekt wie der Einführung einer neuen Software für die Produktionsplanung liegt auch bereits in der richtigen Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. Wir zeigen, welche Vorbereitungen nötig sind und wie ein Mise en place hierfür aussehen kann.
Auf die Vorbereitung kommt es an!
Wir haben im Laufe der letzten 13 Jahre sehr viele Projekte durchgeführt und an fast allen Projekten stand am Ende die Einführung einer neuen Software – nicht immer für Produktionsplanung, sondern auch in den Bereichen Netzwerkplanung oder Supply Chain Planung. Und wir haben gelernt, dass die richtige Vorbereitung der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projekt ist.
Die Einführung einer Software zur Unterstützung der Produktionsplanung ist immer ein großer Schritt, denn sie greift in den herstellenden Betrieben ins Innerste ein: in die Produktion. Diesen Schritt zu wagen und Veränderungen im Herzstück des Unternehmens durchzuführen erfordert Mut bei allen Beteiligten.
Der erste Schritt ist, zu erkennen, dass die Einführung einer Software Vorteile bringen kann. Sobald man mit diesem Gedanken spielt, kann man bereits einiges dafür tun, um die Einführung zu einem schnellen, erfolgreichen und transparenten Projekt zu machen. Oder man erkennt frühzeitig, dass dies für die eigenen Bedürfnisse nicht der richtige Weg ist.
Produktionsplanung ist ein Teamsport!
Das folgende ist eine unserer eindrücklichsten Erfahrungen und deshalb nennen wir sie auch zuerst: man kann nicht hoch genug einschätzen, wie wichtig es ist, bereits von Anfang an die Menschen einzubeziehen, die schließlich mit der Software arbeiten werden. Diese sollten so früh wie möglich mit ins Boot geholt werden, um von ihren praktischen Erfahrungen und Ideen zu profitieren. Sie sind diejenigen, die sich tatsächlich am besten mit der individuellen Thematik und ihren Tücken auskennen. Sie wissen um die Sonderfälle, die für Außenstehende kaum zu erfassen sind und dieses Spezialwissen ist für den Erfolg eines Projekts unabdingbar.
Je früher Nutzer*innen in die Planung einer neuen Software einbezogen werden, umso größer wird die Akzeptanz schließlich sein. Das Vorsetzen einer (halb-)fertigen Software führt häufig dazu, dass individuelle Arbeitsweisen und Problematiken nicht beachtet wurden und für die Nutzer*innen eine unnötig große Umgewöhnung bedeuten. Im schlimmsten Fall kann es sogar dazu führen, dass sich Mitarbeitende weigern, eine Software einzusetzen.
Deshalb sollte von vornherein deutlich gemacht werden, dass die Einführung einer Software keine Kritik an der bisherigen Arbeit darstellt, sondern zu einer Verbesserung der Arbeitsbedingungen führen soll. Das Ziel der Produktionsplanungssoftware ist nicht, die bisherige Arbeitsweise zu verändern, sondern sie zu unterstützen und zu vereinfachen.
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Was sind die Erwartungen und Ziele? Und was ist überhaupt realistisch?
Auf den ersten Blick scheint das Ziel für die Einführung einer Produktionsplanungssoftware klar zu sein: den Planungsvorgang beschleunigen und / oder die Planungsgüte erhöhen. Es lohnt sich aber auf jeden Fall, bei ein paar Aspekten noch einmal genauer hinzuschauen. Denn häufig ist gar nicht klar, an welchen Stellen die Probleme in der Planung liegen und ob eine Software an diesen Stellen als Lösung fungieren kann.
Als erstes lohnt ein Blick auf die Schwierigkeiten, die sich bei der bisherigen Planung aufgetan haben und die vermutlich der Grund für den Wunsch nach Veränderung sind. Welche Teile der Planung sind besonders zeitintensiv? Wo ergeben sich am häufigsten Schwierigkeiten? In diesen Bereichen ist es am wahrscheinlichsten, dass Sie von Verbesserungen profitieren können.
Ein Faktor für Schwierigkeiten sind beispielsweise Engpässe im Produktionsprozess. Hier kann es sich um Engpässe auf Maschinen, bei Arbeitskräften oder auch bei Rohstoffen handeln. Die Handhabung solcher Engpässe ist für die manuelle Planung eine besondere Herausforderung und eine Produktionsplanungssoftware kann damit meist effizienter umgehen – die Engpässe beheben kann sie aber nicht.
Ein weiterer Bereich, den es sich anzuschauen lohnt ist der Umgang mit Planänderungen. Wie oft kommen sie vor, wie schnell müssen Neuplanung umgesetzt werden und was ist der Grund dafür? Wenn Fehler im ursprünglichen Plan der Grund für notwendige Änderungen ist, kann ein berechneter Plan sehr viel Verbesserung bringen. Sollten externe Faktoren der Grund für Änderungen sein, kann eine Produktionsplanungssoftware helfen, möglichst schnell eine alternative Planung anzubieten.
Die angestrebten Ziele exakt zu formulieren hilft zum einen bei der realistischen Einschätzung der Ziele, bietet andererseits aber auch eine Möglichkeit, die Funktionalität von Software anhand dieser Ziele zu bewerten.
Daten, Daten, Daten!
Die Grundlagen jeder automatisierten Produktionsplanung sind Unmengen an Daten. Diese Daten müssen alle notwendigen Informationen über benötigtes Material, Arbeitsmittel, Qualifikationen von Mitarbeiter*innen, Lagerbestände, Aufträge, Rüstzeiten, Ausschuss usw. enthalten. Diese Daten müssen systematisiert vorliegen, damit sie von einer Produktionsplanungssoftware genutzt werden können.
Wenn Sie beispielsweise ein ERP-System nutzen, stehen diese Daten in der Regel bereits zur Verfügung und können in die Produktionsplanung übertragen werden. Andernfalls müssen die Daten im Zuge des Projekts zur Einführung einer Produktionsplanungssoftware überarbeitet werden.
Möglicherweise gibt es auch wichtige Restriktionen, die nicht bereits im ERP enthalten sind, sondern ausschließlich als Fachwissen in den Köpfen eines Mitarbeitenden. Je vollständiger und korrekter die Daten zu Projektbeginn bereits verfügbar sind, umso einfacher wird ihre Verwendung.
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Die richtige Wahl ist entscheidend!
Wenn Sie sich mit all diesen Details ihrer Produktionsplanung beschäftigt haben, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Ihre Anforderungen und die zu erwartenden Verbesserungen nicht rechtfertigen, dass Sie eine völlig neue Software in den Betrieb holen. Möglicherweise beinhaltet Ihr ERP bereits eine Planungsfunktion, die für Ihre Zwecke vollständig ausreicht.
Sollten Ihre Anforderungen aber komplexer und individueller sein, kann eine spezifische Software sehr viele Vorteile haben.
Auf Grundlage der Vorarbeiten können Sie bei Anbietern ein passgenaues Angebot einfordern, dass Ihre Anforderungen erfüllt, aber nicht mit Kanonen auf Spatzen schießt.
OPTANO unterstützt Sie bei jedem Schritt!
Durch unsere große Erfahrung mit der Einführung von Optimierungssoftware können wir Sie bei jedem Schritt des Weges begleiten – vom Mise en place, über die Zubereitung bis zum Servieren.
Unsere agiles Projektmanagement sorgt dafür, dass alle (und wir meinen wirklich alle) Beteiligten so früh wie möglich in die Entwicklung einbezogen werden, denn das liegt uns wirklich am Herzen.
Wir führen zunächst eine Prüfung der Daten durch und entwickeln gemeinsam die richtigen Ziele und KPIs. Auf dieser Grundlage erstellen wir eine Studie, ob die Einführung einer Software mit mathematischer Optimierung überhaupt sinnvoll ist. (Auch wenn das natürlich manchmal bedeutet, dass diese Software gar nicht benötigt wird, wie wir in unserer letzten Success Story zeigen.)
Gemeinsam mit Ihnen führen wir das Projekt zu einer vollfunktionsfähigen Software zur Produktionsplanung und unterstützen Sie bei der erfolgreichen Einführung in Ihr Unternehmen.
Gute Vorbereitung für ein erfolgreiches Projekt
Ein gutes Mise en place hilft dem Koch dabei, seine Gerichte schnell und möglichst stressfrei zuzubereiten. Auch bei der Einführung einer Produktionsplanungssoftware macht die richtige Vorbereitung vieles einfacher und effizienter. Mit unserer Erfahrung helfen wir Ihnen gern bei jedem Schritt auf diesem Weg – sprechen Sie uns einfach an.
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