Excel funktioniert ... bis es das nicht mehr tut
Interview mit Denise Lelle, Business Development, OPTANO GmbH
Excel ist aus dem Arbeitsalltag vieler Unternehmen nicht wegzudenken. Über Jahre hinweg hat es sich zum zentralen Werkzeug für Planung, Analyse und Entscheidungsunterstützung entwickelt. Es ist flexibel, verfügbar und für viele selbstverständlich.
Denise Lelle ist Business Development Managerin bei OPTANO und beschäftigt sich täglich mit der Frage, wie Unternehmen komplexe Planungs- und Entscheidungsprozesse besser strukturieren und fundierter gestalten können.
Gleichzeitig haben sich die Anforderungen an Planung grundlegend verändert. Märkte sind dynamischer geworden, Zusammenhänge komplexer und Entscheidungen stärker miteinander vernetzt. Was früher isoliert betrachtet werden konnte, muss heute im Gesamtkontext verstanden werden.
Damit stellt sich eine entscheidende Frage: Wann wird ein Werkzeug, das lange gut funktioniert hat, selbst zum limitierenden Faktor? Im Interview sprechen wir mit ihr darüber, warum Excel in vielen Fällen an strukturelle Grenzen stößt, woran Unternehmen das erkennen und was es bedeutet, Planung neu zu denken.
Excel ist in vielen Unternehmen tief in Planungsprozessen verankert. Was macht es so schwer, sich davon zu lösen?
Excel ist vor allem deshalb so tief verankert, weil es extrem zugänglich ist. Die meisten Menschen kommen schon früh damit in Berührung – in der Schule, im Studium oder in der Ausbildung. Es ist überall verfügbar, sofort einsatzbereit und funktioniert ohne große IT-Abhängigkeit. Gerade in den Fachbereichen ist das ein enormer Vorteil. Man kann schnell starten, eigene Lösungen bauen und unabhängig arbeiten.
Über die Jahre entstehen daraus hochindividuelle Systeme. In vielen dieser Excel-Lösungen steckt beeindruckend viel Erfahrung, Logik und Detailwissen. Und genau das macht es so schwer, sich davon zu lösen. Denn solange etwas gefühlt funktioniert, entsteht kein akuter Veränderungsdruck, auch dann nicht, wenn es objektiv längst bessere Wege gäbe.
Du hast gerade von „gefühlt funktioniert“ gesprochen. Was meinst Du genau damit?
Ein Plan, der plausibel aussieht, ist nicht automatisch ein guter Plan. Genau darin liegt das Problem. Excel liefert Ergebnisse, aber es liefert keine Sicherheit darüber, ob diese wirklich optimal sind. In komplexen Systemen gibt es fast immer bessere Alternativen, die im bestehenden Ansatz schlicht unsichtbar bleiben.
„Excel funktioniert, aber nicht für die Realität von heute.“
Excel gilt ja gerade wegen seiner Flexibilität als so beliebt. Reicht diese Flexibilität aus, wenn die Anforderungen an die Planung steigen?
Zugänglichkeit und Flexibilität sind die größten Stärken von Excel. Am Anfang helfen sie, schnell Lösungen zu bauen und unterschiedliche Anforderungen abzubilden. Doch mit steigender Komplexität reicht es nicht mehr, Dinge irgendwie darzustellen. Entscheidend wird, Zusammenhänge zu verstehen und Entscheidungen systematisch herzuleiten.
Ein einfaches Bild: Man kann einen Triathlon auch mit normalen Turnschuhen und einem alten Fahrrad absolvieren. Man kommt vielleicht sogar ins Ziel … aber eine Bestzeit wird es mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht.
Genauso ist es in der Planung. Mit jeder zusätzlichen Variable und jeder neuen Abhängigkeit wird es schwieriger, den Überblick zu behalten. Die Flexibilität bleibt, aber sie ersetzt keine Struktur. Und genau an diesem Punkt wird sichtbar: Excel kann vieles, ist aber nicht für komplexe Planungsprobleme gemacht.
Gerade in Branchen wie Chemie und Pharma hat sich das Planungsumfeld in den letzten Jahren stark verändert. Was sind aus deiner Sicht die wichtigsten Treiber dafür?
Ich würde sagen, der größte Unterschied ist, dass Planung heute deutlich dynamischer geworden ist. Früher waren viele Abläufe stabiler und besser vorhersehbar. Heute haben wir mehr Unsicherheiten im Markt, stärkeren Kostendruck und gleichzeitig eine viel höhere Dynamik in der Nachfrage. Hinzu kommt, dass die Komplexität insgesamt zunimmt. Portfolios werden breiter, Netzwerke verändern sich und es stehen deutlich mehr Daten zur Verfügung als früher. Das ist einerseits eine Chance, macht die Planung aber auch anspruchsvoller.
Regulatorik spielt in diesen Branchen natürlich auch eine Rolle, gerade weil sie die Flexibilität einschränkt. Man kann zum Beispiel nicht einfach ein Produkt an einen anderen Standort verlagern.
Aber sie ist aus meiner Sicht nicht der eigentliche Treiber für die Herausforderungen, die wir heute sehen. Was sich wirklich verändert hat, ist der Anspruch an die Planung. Es reicht nicht mehr, einen stabilen Plan zu erstellen. Unternehmen müssen heute Szenarien vergleichen, Risiken besser einschätzen und Potenziale erkennen.
Weitere interessante Inhalte
Viele Planungsentscheidungen hängen eng zusammen – Kapazitäten, Materialien, Kosten. Warum wird genau das in Excel so schnell zum Problem?
Planungssysteme sind hochgradig vernetzt. Eine einzelne Entscheidung wirkt sich gleichzeitig auf viele andere Bereiche aus. Wenn sich beispielsweise eine Produktionsmenge ändert, betrifft das Kapazitäten, Rohstoffbedarfe, Kampagnenplanung und Kosten zur gleichen Zeit. Fehlt ein Rohstoff, hat das Auswirkungen auf mehrere Werke, Produkte und Kunden gleichzeitig.
Diese Wechselwirkungen passieren parallel. Excel zwingt uns jedoch in eine lineare Logik. Zusammenhänge werden Schritt für Schritt abgebildet – und genau dadurch gehen entscheidende Wechselwirkungen verloren.
Das führt dazu, dass Entscheidungen isoliert getroffen werden. Die Konsequenzen werden oft erst später sichtbar. Am Ende entsteht lokale Optimierung, aber kein optimiertes Gesamtsystem. Im Hinblick auf die Effizienzbetrachtung eines Unternehmens, kann das einen großen Unterschied bedeuten.
„Das eigentliche Problem ist nicht Excel, sondern wie wir Entscheidungen treffen.“
Viele Fachleute haben über Jahre ein sehr feines Gespür für ihre Prozesse und Planungen entwickelt – das ist ja ein echtes Kapital. Was passiert, wenn dieses implizite Wissen plötzlich in ein Modell überführt wird? Machen sich Planerinnen und Planer damit am Ende selbst überflüssig?
In der Praxis passiert genau das Gegenteil. Viele Expertinnen und Experten sind heute stark mit operativen Aufgaben belastet. So fließt ein Großteil der Zeit in Datenaufbereitung und Modellpflege. Eine Lösung, die hier entlastet, schafft vor allem eines: Freiraum.
Das vorhandene Wissen geht dabei nicht verloren, es wird strukturiert und skalierbar gemacht. Erfahrung fließt aktiv in Modelle ein und wird damit für das gesamte Unternehmen nutzbar.
Gleichzeitig verändert sich die Rolle der Planerinnen und Planer. Weniger manuelle Berechnung, mehr Bewertung, Steuerung und strategische Einordnung. Das System liefert lediglich eine mathematisch fundierte Entscheidungsunterstützung. Planer werden zu Entscheidungsarchitekten. Und genau darin liegt der eigentliche Mehrwert.
Gibt es so etwas wie einen typischen Moment, in dem Unternehmen merken: So kommen wir mit Excel nicht mehr weiter?
Diesen typischen „Aha- Moment“ gibt es meiner Erfahrung nach selten, aber es gibt klare Signale. Ein typisches Anzeichen ist, wenn Ergebnisse nicht mehr plausibel oder nachvollziehbar sind. Oder wenn Unsicherheit darüber besteht, ob die zugrunde liegenden Daten überhaupt stimmen. Auch die Vielzahl an Abstimmungsschleifen ist ein Indikator. Wenn mehr Zeit in Diskussionen über Zahlen fließt als in Entscheidungen, läuft etwas grundlegend falsch.
Mitunter wird es auch ganz praktisch spürbar: Modelle arbeiten plötzlich langsam oder werden instabil. Das sind alles kleine Indikatoren, aber spätestens wenn unterschiedliche Szenarien bewertet werden und unterschiedliche Nebenbedingungen ins Modell einfließen sollen, wird klar: Dieser Ansatz skaliert nicht mehr.
„Komplexität lässt sich nicht wegmodellieren – nur besser verstehen.“
Wenn Excel an diese Grenzen stößt, was macht ein optimierungsbasierter Ansatz, wie OPTANO ihn anbietet, grundsätzlich anders?
Der zentrale Unterschied ist: Entscheidungen werden nicht mehr isoliert getroffen, sondern im Gesamtsystem. Ein optimierungsbasierter Ansatz betrachtet Kapazitäten, Materialien, Kosten und Restriktionen gleichzeitig. Zielkonflikte werden nicht mehr manuell abgewogen, sondern systematisch aufgelöst.
Dadurch verändert sich die Qualität der Entscheidungen. Statt Näherungen entstehen belastbare, transparente Lösungen, die das Gesamtsystem berücksichtigen. Besonders relevant wird das bei Waht-if-Szenarien. Unterschiedliche Optionen lassen sich schnell vergleichen und zwar im Hinblick auf ihre Auswirkungen auf das gesamte System. Das macht Planung nicht nur effizienter, sondern vor allem deutlich fundierter.
Hat Excel in der Planung also ausgedient – oder wird es weiterhin eine Rolle spielen?
Excel wird nicht verschwinden und das muss es auch nicht. Es ist ein gutes Werkzeug für viele Aufgaben: Datenaufbereitung, kleinere Analysen oder als unterstützendes Frontend.
Die entscheidende Frage ist nicht, ob Excel genutzt wird, sondern wofür. Sobald es um komplexe, dynamische und vernetzte Planungsaufgaben geht, stößt Excel an klare Grenzen. Dann braucht es Lösungen, die genau für diese Anforderungen entwickelt wurden.
In Zukunft wird Excel deshalb eine unterstützende Rolle spielen, sollte aber nicht mehr das zentrale Werkzeug für Planung sein. Dann braucht es Lösungen, die genau dafür entwickelt wurden und die Zusammenhänge im Gesamtsystem berücksichtigen.
Danke für das Gespräch und deine Perspektive darauf, wie sich Planung in einer immer komplexeren Welt verändern muss.