Wir haben schon einmal in dem Blogartikel über die verschiedenen Ansichten in OPTANO (http://optano.net/diagramme/) das Thema Pivot-Tabellen angerissen, wollen aber gerne noch einmal die Vorteile darstellen und zeigen, wie einfach Pivot-Tabellen einzurichten und zu nutzen sind. Denn auch wenn Software den Umgang mit großen Datenmengen schon enorm vereinfacht hat, werden häufig nicht alle Möglichkeiten ausgenutzt.

Was machen Pivot-Tabellen eigentlich?

Datentabellen enthalten häufig sehr umfangreiche Informationen, die wir nicht mehr auf einen Blick oder auch nur in kurzer Zeit überblicken können. Vor allem, wenn man beispielsweise in der Produktion die Unterstützung eines ERP-Systems nutzt, kommen schnell große Datenmengen zusammen. Aus diesem Zahlenberg die Information zu erhalten, die man gerade benötigt ist manchmal gar nicht trivial.

Mit einer Pivot-Tabelle kann man Daten analysieren, ohne dass man die Ursprungstabelle verändern muss. Dabei werden die zugrundeliegenden Daten zusammengefasst und in Relation gebracht. Dadurch gehen zwar Details verloren, aber man kann ganz pointierte Ergebnisse erhalten – dazu muss man nur genau wissen, was man denn eigentlich wissen möchte.

Ein Beispiel macht es einfacher

Deshalb ist es auch einfacher, die Funktion von Pivot-Tabellen an einem Beispiel zu erklären, als es theoretisch zu machen. Nehmen wir ein Beispiel aus der groben Produktionsplanung: Es geht um Absatzprognosen und die Frage, wann welche Anzahl von welchem Produkt benötigt wird. In einer kleinen Beispieltabelle haben wir Produkt, Absatzmarkt, Datum und Menge.

Grundlage der Pivot-Tabelle - Beispiel aus der Produktionsplanung

Eigentlich schon ganz okay. Keine überflüssigen Informationen. Jetzt stellt sich aber die Frage, wie viel exportieren wir (voraussichtlich) eigentlich in welches Land? Man könnte diese Frage anstatt mit einer Pivot-Tabelle auch durch gruppieren nach Märkten beantworten:

Gruppierte Grundlagentabelle - Beispiel aus der Produktionsplanung

Allerdings beantwortet diese Tabelle unsere Frage nicht unbedingt übersichtlich. Ein Vergleich zwischen den Ländern ist auch nicht ganz einfach – gerade wenn man sich klarmacht, dass dies eine kleine Ausgangstabelle mit nur 24 Datensätzen war und in der Realität Tabellen mit mehreren hundert oder gar tausend Zeilen keine Seltenheit sind.

Und so macht man eine Pivot-Tabelle (in OPTANO):

Nun zur Pivot-Tabelle: Um unsere Frage (Zur Erinnerung: Wie viel exportieren wir (voraussichtlich) eigentlich in welches Land?) zu beantworten, müssen wir einfach nur die Produkte und Absatzmärkte als Spalten bzw. Zeilen und die Stückzahlen (in Summe) als Daten festlegen. In OPTANO zieht man hierfür ganz einfach die Bezeichnung auf das entsprechende Feld. Die Pivot-Tabelle baut sich dabei nach und nach auf.

Schauen wir uns das Ergebnis mal genauer an. Es ist eine neue Tabelle entstanden, die uns genau aufzeigen kann, in welchem Land welches Produkt wie häufig benötigt wird:

1
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Pivot-Tabelle - Beispiel aus der Produktionsplanung
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Die Produkte werden als Spalten eingerichtet.

2

Die Märkte werden als Zeilen eingerichtet.

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Die Zahlen der Prognose sind die Werte, mit denen die Pivot-Tabelle gefüllt wird.

Und schon weiß man, welche Stückzahl von jedem Produkt für die verschiedenen Absatzmärkte benötigt wird. Und man sieht auch direkt, wenn Produkte in Ländern überhaupt nicht abgesetzt werden. Auch die Gesamtzahlen, die pro Spalte und Zeile gebildet werden, können aufschlussreich sein. Also genau die Information, die wir gerade gebraucht haben – schön übersichtlich und kompakt!

Das tolle an Pivot-Tabellen ist, dass sie ganz unterschiedliche Analysen ermöglichen, ohne dass die eigentlichen Tabellen angerührt und verändert werden müssen. So könnte man mit der gleichen Ausgangstabelle auch eine Übersicht erstellen, wie hoch die Absatzprognosen pro Kalenderwoche sind:

Pivot-Tabelle mit Produkten und Kalenderwoche

Und auch hier kann man direkt die gewünschten Informationen ablesen – und das mit drei einfachen Klicks zum Verschieben der Datensätze.

Pivot-Tabellen einfach einsetzen

Pivot-Tabellen sind eigentlich ganz simpel und gleichzeitig unheimlich mächtig: Durch das Zusammenfassen und Gegenüberstellen entstehen übersichtliche neue Tabellen, die genau die Informationen zusammenfassen, die gerade benötigt werden. Und da es sich nur um eine Referenztabelle handelt, sind Änderungen in den Ursprungsdaten auch in der Pivot-Tabelle immer aktuell (bzw. werden es, wenn man aktualisieren klickt).

Die Bilder für diesen Blogartikel sind in der Software OPTANO production entstanden. Dort sind Pivot-Tabellen eine eigene Ansicht, die wir für unsere Kunden vorbereiten. Es stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung – man muss sie nur noch nach Bedarf in Position ziehen. Zur Pivot-Tabelle gehört auch direkt ein graphische Darstellung als Diagramm – so können die Daten noch einfacher analysiert und weiterverwendet werden.

Aber natürlich sind Pivot-Tabellen auch in anderer Software wie beispielsweise Excel enthalten. Im Grunde funktioniert die Pivot-Tabelle dort genauso, auch wenn die Darstellung etwas anders ist. (Wer sich für Pivot-Tabellen in Excel interessiert, findet hier eine ausführliche Anleitung.)

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