Aufrüsten für eine hybride Arbeitsweise

Wer erinnert sich noch an einen typischen Arbeitstag vor COVID-19? Der tägliche Weg zur Arbeit, ein Plausch  mit den Kolleginnen und Kollegen am Kaffeeautomaten, wenn man im Büro ankommt, Besprechungen mit dem Team oder Kund*innen im Konferenzraum, in der Mittagspause schnell einen Happen Essen holen…

Die Pandemie hat unser Arbeitsleben auf den Kopf gestellt. Als sie damals ausbrach, konnte niemand von uns ahnen, wie wir heute arbeiten würden – von zu Hause aus, Telefonkonferenzen statt Meetings und auch der Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen nur noch virtuell…

Wie sich alles verändert hat…

Mehr als die Hälfte der weltweiten Belegschaft arbeitet seit Anfang 2020 im Home Office. Während systemrelevante Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im medizinischen Bereich, in Supermärkten, im Handwerk usw. weiter ihrer Arbeit vor Ort nachgehen müssen, schickte die große Mehrheit der Unternehmen ihre Angestellten – wenn möglich – mit Laptops nach Hause, damit sie ihre Aufgaben von dort aus weiter erledigen. Einige meisterten diese abrupte Umstellung relativ leicht, andere brauchten Zeit, um sich an die zunächst als vorübergehend angenommene Maßnahme zu gewöhnen.

Gleichzeitig sahen diejenigen, die keine andere Wahl hatten, als zur Arbeit zu gehen (z. B. in der Produktion), eine Veränderung ihrer Routinen und Arbeitsplätze dank strenger Gesundheits- und Hygienevorschriften: Abstand musste gehalten werden, Kantinen wurden geschlossen, Arbeitszeiten wurden geändert oder Schichten eingeführt, um die Anwesenheit am Arbeitsplatz auf ein Mindestmaß zu reduzieren, usw. Und schließlich wurden Millionen von Menschen im Gastgewerbe, in der Reisebranche, im Einzelhandel und in der Unterhaltungsindustrie beurlaubt oder gekündigt, einfach weil es für sie keine Arbeit mehr gab.
Ganz klar: COVID-19 hat die Art und Weise, wie wir jetzt und in Zukunft arbeiten werden, verändert. Hier werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Änderungen und was sie für Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmer*innen gleichermaßen bedeuten werden:

Büropräsenz, Home Office – oder doch beides?

Es versteht sich von selbst, dass die Pandemie sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu veranlasst hat, neu zu überdenken, wo und wie gearbeitet werden kann. Vor dem Ausbruch von COVID-19 war mobiles Arbeiten in vielen Unternehmen zwar eine Option, aber nicht die Regel. Jetzt ist es genau umgekehrt: Büropräsenz ist eher die Ausnahme geworden, und es ist sehr wahrscheinlich, dass dies auch in einer Post-Covid-Ära weiterhin der Fall sein wird.

Laut einer von Gartner durchgeführten Studie möchten über 70 % der Angestellten auch nach der Pandemie zumindest ein paar Tage pro Woche im Home Office arbeiten.  Viele begrüßen die Idee, sich dem Stress des täglichen Pendelns nicht stellen zu müssen und sind sogar bereit, die Stunden zu arbeiten, die sie normalerweise im Berufsverkehr verbracht hätten. Auch Führungskräfte haben die Vorteile erkannt, die mobiles Arbeiten mit sich bringen kann, und viele berücksichtigen sie auch schon bei der Planung der Zukunft ihrer Unternehmen. Sie bereiten sich auf das Unvermeidliche vor: eine hybride Arbeitsweise, bei der einige Mitarbeiter*innen zur Arbeitsstelle kommen und andere von zu Hause aus arbeiten werden. Das bedeutet, dass die Arbeitsplätze im Büro neu überdacht werden müssen und dafür gesorgt werden muss, dass diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, über die nötige Technologie und ergonomische Ausstattung verfügen, um dies zu tun.

Flexibilität ist der Schlüssel

Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass Flexibilität der Schlüssel zu mehr Produktivität und Effizienz ist. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, wo und wann sie arbeiten, führt dies zu einer größeren Arbeitszufriedenheit. Wenn sie ihre Arbeit dann erledigen können, wann es ihnen am besten passt, und somit eine gesunde Work-Life-Balance erreichen, dann werden sie wahrscheinlich produktiver arbeiten. Die überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer*innen nennt den Wegfall des täglichen Pendelns zur und von der Arbeit sowie die Möglichkeit, die Arbeitszeiten mit der Familie zu vereinbaren, als Hauptgründe für den Wunsch, in Zukunft von zu Hause aus zu arbeiten.

Auf der anderen Seite gibt es ebenso viele Menschen, die sich im Home Office nicht wohl fühlen. Sie sehnen sich nach der sozialen Interaktion mit ihren Kolleginnen und Kollegen. Der Mangel daran kann sich auf das psychische und physische Wohlbefinden auswirken. Darüber hinaus fällt es vielen Menschen schwer, ihre Arbeit von ihrem Privatleben zu trennen. Die Trennlinie zwischen beidem verschwimmt und der Arbeitstag verlängert sich dadurch.

Ist das Arbeitsbüro jetzt Vergangenheit?

Das ist unwahrscheinlich – aber es wird sich einiges ändern.

Arbeitgeber*innen werden überdenken, wie viel Bürofläche sie tatsächlich benötigen, wenn eine Reihe ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht vor Ort arbeitet. Verkleinerte Büroflächen könnten bedeuten, dass ein fester Schreibtisch im Büro für jeden Angestellten der Vergangenheit angehören wird und dass diejenigen, die zur Arbeit kommen, selbst entscheiden können, an welchem Arbeitsplatz sie sitzen möchten. Mit Hinblick auf weitere Pandemiewellen ist es wichtig,  dass mehr Wert auf Hygiene, Gesundheit und Sauberkeit gelegt werden muss. Das bedeutet mehr Abstand zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen oder Kabinen, um einen größeren räumlichen Abstand zwischen den Kollegen zu ermöglichen. Desinfektionsmittel und Luftreiniger könnten ebenso allgegenwärtig werden wie die Kaffeemaschinen.

Wenn sich mehr Menschen dazu entscheiden, von zu Hause aus zu arbeiten, wird es natürlich weniger Nachfrage nach Büroflächen geben, und die gewerbliche Immobilienwirtschaft wird die Auswirkungen spüren. Darüber hinaus werden Hunderte und Tausende von Menschen, die in Cafés, Restaurants, Bäckereien, Coffeeshops und dergleichen arbeiten, die lebenswichtigen Einnahmen von den Pendler*innen verlieren, die sich auf dem Weg zur Arbeit oder in der Mittagspause einen Kaffee oder ein Sandwich holen. Schon jetzt haben viele kleine Unternehmen in diesem Sektor ihre Türen für immer geschlossen, und weitere werden sicher folgen.

Ich arbeite lieber im Büro als zu Hause, einfach weil die Arbeitsbedingungen dort – technisch und auch sonst – für mich besser sind. Außerdem mag ich es, mein Arbeits- und Privatleben klar zu trennen. Ich finde es nach wie vor wichtig, dass man selbst bestimmen kann, wo und wann man arbeitet, aber auch in Zukunft wird das Büro der Mittelpunkt meines Arbeitstages sein.

Dr. Alexander MäckerSenior Analytics Software Engineer bei OPTANO

Digitale Kommunikation – Fluch oder Segen? 

Seitdem wir von zu Hause aus arbeiten, findet die Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen digital statt, z. B. in Form von Videoanrufen, Chats und E-Mails. Einige Unternehmen haben sich die Pandemie zunutze gemacht und bieten virtuelle Teamevents wie Online-Quiz und -Spiele, sogar virtuelle Weinproben usw. an.

Die Kommunikation per Webcast oder Videoanruf  ist aus Sicht des Infektionsschutzes sehr praktisch – schließlich wissen wir: COVID-19 kann nicht über einen Computerbildschirm übertragen werden. Und natürlich genießen viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer den Komfort, vom Wohnzimmer aus an Meetings teilzunehmen. Außerdem ist die Arbeit, seitdem wir digital kommunizieren, „menschlicher“ geworden. Laut einer Studie von Microsoft gab 1 von 5 Arbeitnehmer*innen an, dass sie die Familie oder Haustiere ihrer Kolleginnen und Kollegen virtuell „kennengelernt“ haben. 1 von 6 hat schon einmal vor einem Mitarbeitenden geweint. Es scheint, als ob ortsunabhängiges Arbeiten den Arbeitsplatz tatsächlich offener und authentischer macht, da man seine Kolleginnen und Kollegen in ihrer häuslichen Umgebung sieht, wo sie eher bereit sind, ihre Deckung fallen zu lassen und sie selbst zu sein, als sie es am Arbeitsplatz wären.

Unternehmen begrüßen auch den Effekt, den die digitale Kommunikation auf ihre Budgets hat. Wenn Angestellte beispielsweise virtuelle Meetings mit Kundinnen und Kunden abhalten, anstatt zu deren Räumlichkeiten zu reisen, entfallen Geschäftsreisen mit Transport, Unterkunft und Verpflegung. Das spart dem Unternehmen Geld, das stattdessen in andere Bereiche investiert werden kann, etwa in geeignete Arbeitsplätze für Mitarbeiter*innen, die von zu Hause aus arbeiten, oder in die Neugestaltung von Geschäftsräumen, die den Anforderungen an hybride Arbeitsplätze entsprechen.

Doch so angenehm und bequem die digitale Kommunikation auch sein mag, sie hat auch ihre Schattenseiten. Von Februar 2020 bis Februar 2021 stieg die Anzahl der verschickten E-Mails dramatisch an und die Angestellten sehen sich mittlerweile einer enormen Chat- und Meetingflut ausgesetzt, die teilweise sogar außerhalb der üblichen Bürozeiten stattfindet.

Schließlich werden Unternehmen, die jetzt Geschäftsreisen durch Videokonferenzen ersetzt haben, dies wahrscheinlich auch in Zukunft tun. Dies wird enorme Auswirkungen auf viele andere Bereiche haben: das Gastgewerbe, die Immobilienbranche und das Transportwesen, um nur einige zu nennen. Ein massiver Rückgang der Geschäftsreisen bedeutet, dass Autovermietungen, Bahndienste und Fluggesellschaften darunter leiden werden. Auch Hotels, die darauf angewiesen sind, dass Unternehmen Unterkünfte für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter buchen oder Kongresse in ihren Räumen abhalten, werden davon betroffen sein.

Erschließung neuer Potenziale durch mobiles Arbeiten

Talent ist nicht nur auf einen Gebiet beschränkt – Talent ist überall. Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass mobiles Arbeiten ihnen einen erheblichen Vorteil bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet. Durch das Angebot von Remote-Arbeitsplätzen können sie das Potenzial von Arbeitnehmer*innen erschließen, die weiter weg wohnen, doch aus welchen Gründen auch immer nicht umziehen wollen. Auf diese Weise erhalten die Unternehmen Zugang zu unterschiedlichen Talenten und Fähigkeiten und können zudem vielfältiger werden. Und es ist natürlich ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, wenn man die richtigen Leute findet.  Umgekehrt profitieren auch die Arbeitssuchenden, indem sie höhere Chancen haben, ihr Wissen in Unternehmen einzusetzen, die für sie früher nicht in Frage gekommen wären.

Allerdings hat dies auch seine Schattenseite:  Die Wahrscheinlichkeit, dass reine Remote-Arbeitnehmer*innen eine gute Bindung zum Unternehmen entwickeln, ist recht gering. Es besteht also die Gefahr, dass „Arbeitssöldner*innen“entstehen, die beim nächstbesten Angebot genauso schnell wieder weg sind, wie sie kamen. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen sich bemühen, attraktive Arbeitsplätze zu bieten, um diese Fachkräfte langfristig zu behalten.

Mehr Automatisierung und Künstliche Intelligenz in Unternehmen

Die durch COVID-19 verursachten Störungen haben Unternehmen aufmerksamer für das Risikomanagement gemacht. Mehr Unternehmen befassen sich nun mit der Automatisierung der Produktion und der Einführung von mehr Künstlicher Intelligenz, wie z. B. Predictive und Prescriptive Analytics. Dadurch können sie effizienter für die Zukunft planen und sind besser auf Ereignisse wie die Pandemie oder andere große Umwälzungen vorbereitet. In Zukunft werden wir sehen, wie mehr Unternehmen Roboter an ihren Produktionslinien einführen, Chatbots werden Callcenter ersetzen, usw.

Das schafft natürlich Unsicherheit bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die ihre Arbeitsplätze durch solche Veränderungen bedroht sehen. Hier kommt Führungskräften und dem HR-Management eine wichtige Rolle zu. Mitarbeiter*innen werden neue Fähigkeiten benötigen, um mit der neuen Technologie arbeiten zu können. Andere werden eine Umschulung für neue Bereichen benötigen – und manche Jobs werden unweigerlich komplett wegfallen.

Die Herausforderungen des hybriden Arbeitens meistern

Hybrides Arbeiten stellt trotz der Möglichkeiten, die es mit sich bringen kann, auch große Herausforderungen für Unternehmen dar. Um diesen zu begegnen, müssen Pläne zur Gewährleistung der Flexibilität erstellt werden, die Folgendes berücksichtigen: Wer kann tatsächlich mobil arbeiten und hat die technischen Möglichkeiten dazu? Wer kann – oder sollte – im Büro anwesend sein? Wie kann der Arbeitsplatz so umgestaltet werden, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dort sicher aber dennoch eng miteinander zusammenarbeiten können? Wie kann sichergestellt werden, dass sich Teams auch dann noch gut vernetzen, wenn alle an unterschiedlichen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten? Am wichtigsten ist, dass Unternehmen das Wohlbefinden ihrer Angestellten im Auge behalten, egal wo sie arbeiten, und dafür sorgen, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben nicht verschwimmen.

Vor der Pandemie pendelte ich zwei Stunden pro Tag zur Arbeit. Die Arbeit von zu Hause aus hat mir diese zwei Stunden zurückgegeben. Außerdem kann ich flexibel arbeiten, d.h. zu Zeiten, die mir am besten passen. Die Aussicht auf hybride Arbeit ist spannend. In Zukunft möchte ich meine Arbeitszeiten zwischen Büro und zu Hause aufteilen.

Alisa TemmeMarketing Manager bei OPTANO

OPTANO – bereit für hybrides Arbeiten

OPTANO ist für die neue Art des Arbeitens in der Zukunft gut gerüstet. Schon vor der Pandemie hatten wir die Büroräume so gestaltet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Beste aus beiden Welten haben – einen eigenen ausgewiesenen Arbeitsbereich, aber auch die Möglichkeit, sich in Ruhezonen zurückzuziehen, wenn man alleine arbeiten möchte. Das Arbeiten von zu Hause aus war schon immer eine Option, auch wenn die meisten Kolleginnen und Kollegen vor der Pandemie nie regelmäßig davon Gebrauch machen wollten.  Der Übergang zum mobilen Arbeiten im Jahr 2020 verlief reibungslos – von einem Tag auf der anderen – da die notwendige Technologie dafür bereits vorhanden war. Und wir können mit Sicherheit sagen, dass unser Teamgeist durchweg stark geblieben ist, dank gutem Networking in Form von virtuellen Mittagstischen, Spieleabenden und andere Events.